Assistant aux Opérations Madagascar H/F

Mission

L’Assistant aux Opérations intervient sous la supervision du Directeur Technique pour :

  • Assurer la veille commerciale concernant les appels d’offre ;
  • Contribuer à l’élaboration des dossiers commerciaux ;
  • Coordonner la collecte de documents et informations administratifs ;
  • Appuyer les missions terrain

Localisation

Poste basé à Antananarivo avec des possibilités de déplacements sur et en dehors du territoire.

Attributions et activités

Montage des offres – Activité commerciale

  • Vous ferez la veille commerciale afin d’identifier les offres en lien avec les métiers et la stratégie d’Insuco et les partenaires et clients potentiels en collaboration avec la directrice technique.
  • En charge de la constitution du dossier administratif des offres et en collaboration avec les chargés de projets, en lien avec les autres directions et avec les partenaires (bureaux d’étude et consultants), vous réaliserez dans le strict respect des délais demandés :
    • La lecture des termes de référence ou demande de proposition des AMI ou AO retenus par la direction technique en vue de dresser la liste des contraintes administratives, logistiques, financières, humaines inhérentes au projet ;
    • La trame d’offre en respectant la charte graphique que vous mettrez à la disposition des chargés de projets ;
    • La mise au format de l’ensemble des documents demandés par la direction technique dans le cadre du montage d’une offre (CV, références, présentation du bureau, etc.) ;
    • La collecte et compilation des CV, références, Attestations de bonne exécution, extrait de contrat, reconnaissance administrative, financière, fiscale et sociale, etc. de Insuco et de ses partenaires pour chaque offre.

Gestion des outils commerciaux

  • Vous aurez la charge d’organiser, d’élaborer, de mettre au format Insuco et/ou de mettre à jour, dans le strict respect des règles et chartes graphiques établies, les documents, dossiers et fichiers suivants :
    • Les Curriculum Vitae des consultants ;
    • Les fiches de projet des contrats exécutés (fichier word et excel) ;
    • Les listes de références (fichiers word et excel) ;
    • Les trames de documents utilisés couramment par le bureau ;
    • Les dossiers partagés sur le serveur et la dropbox ou tout autre hébergeur des données mis en place par Insuco.

Gestion administrative des projets

  • En appui à la direction technique et sous sa coordination, vous aurez la charge de :
    • La collecte des données administratives des consultants (PCC1) en vue de l’élaboration de leurs contrats de travail en collaboration avec les chargés de projet et le Responsable administratif et financier ;
    • L’élaboration des termes de référence des missions des consultants en vue de la signature de leur contrat, en collaboration avec les chargés de projet ;
    • L’élaboration de la première version des accords de groupement en vue de leur validation par la direction technique ;
    • La collecte et l’archivage des Attestations de bonne exécution auprès des clients jusqu’à leur obtention effective.

Appui aux missions terrain

  • En appui à la direction technique et sous sa coordination, vous aurez la charge de :
    • L’appui logistique des missions terrain : vérifier avec le département logistique que tous les aspects logistiques de la mission sont bien pris en charge (billet d’avion, location voiture, réservation hôtel, …) ;
    • L’appui technique des missions terrain : appuyer la direction technique dans le partage des documents techniques à l’équipe terrain et dans la collecte des données terrain mais aussi dans la mise sous format des livrables.

Communication, stratégie et projets d’entreprise

  • De manière plus générale, vous participerez pleinement à la vie du bureau et au développement de son activité.
  • Vous travaillerez ainsi ponctuellement à la valorisation des actions d’Insuco : actualisation de nos références projets, rédaction de contenus techniques, etc. Vous vous investirez également dans différents chantiers structurants, comme le développement de nos outils internes ou la consolidation de nos savoir-faire et méthodologies.

Profil recherché

Formation :

  • Bac+2/3 en administration, économie, communication, ou tout diplôme pertinent avec la mission.

Expérience

  • 2 à 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
  • Expérience dans un bureau d’études ou en entreprise serait un atout supplémentaire

Compétences

  • Une bonne capacité rédactionnelle et de synthèse est exigée ;
  • Très bonne capacité organisationnelle ;
  • Capacité à travailler en autonomie ;
  • Une bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise ;
  • La maîtrise des outils de bureautique et informatique en général est indispensable ;

    Conditions

    Poste à pourvoir dès que possible

    • Poste basé à Antananarivo ;
    • Contrat à durée indéterminée ;
    • Forfait communication ;
    • Assurance santé.

      Pour postuler, merci de nous envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation), avec la référence « AOMADA2024 » à l’adresse suivante : jobs@insuco.com

      Postule directement ici

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