Assistant aux Opérations Guinée H/F

Mission

L’Assistant aux Opérations intervient sous la supervision du Directeur Technique et en collaboration avec le Chargé de Projets pour assurer la veille commerciale concernant les appels d’offre, contribuer à l’élaboration administrative (collecte des documents administratifs et références) des dossiers commerciaux et à la préparation logistique de la mise en œuvre des projets.

Localisation

Le poste est basé à Conakry en Guinée au sein de notre Pôle Technique. Pour mener à bien vos missions, vous travaillerez en collaboration avec la Direction Technique d’Insuco Guinée et, selon les projets, vous pourrez appuyer d’autres bureaux du Groupe Insuco.

Attributions et activités

L’Assistant aux Opérations répartit son temps sur les activités suivantes:

1. Montage des offres – Activité commerciale

  • Vous ferez la veille commerciale afin d’identifier les offres en lien avec les métiers et la stratégie d’Insuco et les partenaires et clients potentiels en collaboration avec la directrice technique.
  • En charge de la constitution du dossier administratif des offres et en collaboration avec le Chargé de Projets, en lien avec les autres directions et avec les partenaires (bureaux d’étude et consultants), vous réaliserez dans le strict respect des délais demandés :
    • La lecture des termes de référence ou demande de proposition des AMI ou AO retenus par la direction technique en vue de dresser la liste des contraintes administratives, logistiques, financières, humaines inhérentes au projet ;
    • La trame d’offre en respectant la charte graphique que vous mettrez à la disposition du Chargé de Projets ;
    • La mise au format de l’ensemble des documents demandés par la direction technique dans le cadre du montage d’une offre (CV, références, présentation du bureau, etc.) ;
    • La collecte et compilation des CV, références, Attestations de bonne exécution, extrait de contrat, reconnaissance administrative, financière, fiscale et sociale, etc. de Insuco et de son.es partenaire.s pour chaque offre.

2. Gestion des outils commerciaux

  • Vous serez en charge d’organiser, d’élaborer, de mettre au format Insuco et/ou de mettre à jour, dans le strict respect des règles et chartes graphiques établies, les documents, dossiers et fichiers suivants :
    • Les Curriculum Vitae des consultants ;
    • Les fiches de projet des contrats exécutés (fichier word et excel) ;
    • Les listes de références (fichiers word et excel) ;
    • Les trames de documents utilisés couramment par le bureau ;
    • Les dossiers partagés sur le serveur et la dropbox ou tout autre hébergeur des données mis en place par Insuco.

3. Gestion administrative des projets

  • En appui à la direction technique et sous sa coordination, vous serez en charge de :
    • La collecte des données administratives des consultants (FCC) en vue de l’élaboration de leurs contrats de travail en collaboration avec le Chargé de Projet et le Directeur Administratif et Financier ;
    • L’élaboration des termes de référence des missions des consultants en vue de la signature de leur contrat, en collaboration avec le Chargé de Projet;
    • L’élaboration de la première version des accords de groupement en vue de leur validation par la direction technique ;
    • La collecte et l’archivage des Attestations de Bonne Exécution auprès des clients jusqu’à leur obtention effective.

4. Appui aux missions terrain

  • En appui à la direction technique et sous sa coordination, vous serez en charge de :
    • L’appui logistique des missions terrain – vérifier avec le département logistique que tous les aspects logistiques de la mission sont bien pris en charge (billet d’avion, location voiture, réservation hôtel, …) ;
    • L’appui technique des missions terrain – appuyer la direction technique dans le partage des documents techniques à l’équipe terrain et dans la collecte des données terrain – mais aussi dans la mise sous format des livrables.

5. Communication, stratégie et projets d’entreprise

  • De manière plus générale, vous participerez pleinement à la vie de l’entreprise et au développement de son activité.
  • Vous travaillerez ainsi ponctuellement à la valorisation des actions d’Insuco : actualisation de nos références projets, participation à la mise à jour du site Internet, rédaction de contenus techniques, etc. Vous vous investirez également dans différents chantiers structurants, comme le développement de nos outils internes ou la consolidation de nos savoir-faire et méthodologies.

Profil recherché

Formation :

  • Bac+2 en administration, économie, communication, ressources humaines ou domaines connexes.

Expérience

  • 3 à 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires
  • Expérience dans un bureau d’études ou en entreprise
  • Travail en équipe multiculturelle serait un atout supplémentaire

Compétences

  • Une très bonne capacité organisationnelle est exigée
  • Capacité à anticiper les besoins et travailler en autonomie
  • Une bonne capacité rédactionnelle est exigée
  • Une bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise ;
  • Une excellente maîtrise des outils de bureautique et informatique en général est indispensable.
  • Capacité à organiser, programmer et anticiper les besoins en respectant les contraintes budgétaires

Capacités

  • Vous avez un intérêt marqué pour les thématiques de développement humain
  • Vous voulez vous investir dans des projets stimulants au sein d’une entreprise multiculturelle et dynamique, pour un poste polyvalent et très formateur pour le lancement et la poursuite de votre carrière.
  • Votre motivation, votre disponibilité, votre flexibilité et votre importante capacité de travail seront déterminantes pour travailler dans un bureau d’études et répondre aux situations d’urgence.
  • Une excellente capacité d’organisation et un niveau de rigueur élevé seront un gage de réussite, ainsi que le goût du travail en équipe et un sens relationnel développé.

Conditions

Poste à pourvoir dès que possible

  • Poste basé à Conakry;
  • Contrat à durée déterminée de 2 ans renouvelables avec période d’essai de 3 mois;
  • Assurance Santé;

    Pour postuler, merci de nous envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation), avec la référence « AOGuinée2023 » à l’adresse suivante : jobs@insuco.com

    Postule directement ici

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